Objetivo
Estabelecer os procedimentos e as regras que deverão ser observados na realização de Doações, Patrocínios e verbas de representação realizados pela Companhia.
Aplicação
A presente Política aplica-se a todos os seus administradores e Colaboradores que atuem na Companhia. A sua aplicação abrange todas as atividades desenvolvidas no Brasil e/ou no exterior
Patrocínio
Cabe à Área Do Programa de Integridade analisar previamente quaisquer concessões de patrocínio, visando garantir que a associação da marca e reputação da BSBUS MOBILIDADE ao patrocinado gerem;
a) Agregação de valor perante o público e nossos concorrentes; e/ou
b) Fortalecimento dos vínculos de relacionamento com seus parceiros comerciais.
Via de regra, todo e qualquer patrocínio comercial/social/institucional por parte da BSBUS MOBILIDADE só pode ser solicitado pelos diretores, e, preferencialmente, devem ser incluídos no orçamento anual no exercício fiscal anterior ao ano de concessão do patrocínio.
Todas as concessões de patrocínio serão previamente analisadas pela Área do Programa de Integridade, sendo posteriormente validadas pelo COMITÊ DE ÉTICA (DIRETORIA BSBUS MOBILIDADE), a depender do valor da contribuição, independentemente de previsão no orçamento, conforme acima descrito.
Nenhum colaborador deverá se comprometer em nome da BSBUS MOBILIDADE com patrocínio a qualquer causa ou evento sem antes comunicar seu gestor direto para que o respectivo possa obter a aprovação prévia descrita neste item.
Cabe a todos os colaboradores conhecê-la, obrigando-se aos seus termos.
Doações
Toda e qualquer doação realizada pela BSBUS MOBILIDADE à instituição de caridade, ações sociais ou projetos filantrópicos, deverá obter autorização prévia da Área do Programa de Integridade, que realizará pesquisa sobre a entidade donatária, seu histórico e possíveis vínculos com órgãos e funcionários públicos. É vedada a realização de doações para financiamento de campanhas eleitorais, inclusive para partidos políticos e coligações ou comitês financeiros.
Doações para agentes públicos ou pessoas físicas, a título de contribuições para campanhas eleitorais, são expressamente vedadas e não poderão ser efetuadas, sendo certo que o COMITÊ DE ÉTICA (DIRETORIA BSBUS MOBILIDADE), não poderá autorizar doações desta natureza como exceção a esta política.
Além disso, é terminantemente vedada a oferta ou prestação de qualquer serviço, concessão de empréstimo ou ainda a cessão de bens, ainda que em caráter pessoal, que possa caracterizar contribuição eleitoral.
a) A BSBUS MOBILIDADE preserva o direito de cada colaborador, em nome próprio, realizar doações pessoais para campanhas eleitorais, partidos políticos e coligações ou comitês financeiros. Todavia, as doações devem ser realizadas com recursos próprios, fora das instalações da empresa e fora do seu horário de trabalho.
b) Destaca-se que deverá ser garantida a desvinculação da imagem da empresa nesta ação, não podendo, a BSBUS MOBILIDADE, ser atrelada à esta ação em nenhuma esfera e sob nenhuma hipótese.
Instrumento Contratual
Todas as doações e patrocínios deverão ser realizados com estrita observância das leis aplicáveis, e deverão ser formalizados através de instrumento contratual. Os instrumentos contratuais de patrocínio e de doação devem atribuir à entidade beneficiada responsabilidade exclusiva pela utilização do valor ou bem recebido, obrigando-a a não utilizar tais recursos de forma a conflitar com as disposições legais, em especial a Lei n. 12.846/2013, assim como ao Código de Conduta e Ética da empresa.
Além disso, deverá constar no contrato a justificativa da doação ou a contrapartida pelo patrocínio realizado e fomentar medidas de integridade pelo beneficiário.
Quando aplicável, as entidades beneficiadas por doações ou Patrocínios deverão apresentar, no próprio instrumento de doação/patrocínio ou em termo anexo, declaração de que inspecionaram os bens recebidos e os aceitam na forma em que se apresentam. A declaração deverá, ainda, outorgar plena e geral quitação à empresa e isentá-la de qualquer responsabilidade.
As doações ou patrocínios serão feitos diretamente ao beneficiário, mediante depósito em conta bancária de sua titularidade, observados os termos da legislação vigente. Não serão feitas doações ou patrocínios em papel moeda ou em contas bancárias de titularidade distinta da do beneficiário.
Prestação de Contas pelo Patrocinado
O responsável pela unidade de negócio na qual ocorrerá a realização de patrocínio deverá acompanhar as atividades do patrocinado, exigindo a evidência de comprovação da execução do objetivo do instrumento contratual e, quando aplicável, a prestação de contas pelo patrocinado referente ao investimento feito pela empresa.
As evidências que comprovem a utilização do recurso destinado, devem, impreterivelmente, ser apresentadas à Área do Programa de Integridade em até 22 dias (úteis) depois de finalizada a doação ou patrocínio.
Entende -se como evidências:
Matérias veiculadas na imprensa, fotos dos eventos patrocinados ou da entrega dos itens doados; notas fiscais de produtos doados; entre outros documentos.
Registros Contábeis
O beneficiário da doação ou patrocínio deve ser devidamente identificado nos registros contábeis e/ou comerciais (ex. cadastro de fornecedores) da empresa. A identificação do beneficiário deve incluir a razão social, CNPJ, endereço, conforme aplicável.
Armazenamento de documentação
A documentação referente ao processo deverá ser devidamente arquivada pelo setor da solicitação da doação ou patrocínio. Tal documentação consiste em:
a) Instrumento de Patrocínio,
b) Recibos
Verbas de representação em geral
As verbas de representação custeadas ou recebidas pela empresa, nas situações previstas por este código, incluem festas, shows, almoços, jantares, apresentações, coquetéis e outras atividades.
Toda verba de representação financiada pela BSBUS MOBILIDADE ou que nossos colaboradores ou representantes utilizem, deverá, por regra, ter o objetivo de proporcionar discussões comerciais e legítimas, bem como de fortalecimento dos vínculos profissionais.
A menos que de outra forma autorizado pela Área do Programa de Integridade, nossos colaboradores não poderão pagar ou receber uma verba de representação que ultrapasse o valor total de R$ 400,00 (quatrocentos reais) por pessoa.
O pagamento ou recebimento de uma verba de representação que ultrapasse o valor acima, sem que seja obtida a autorização prévia da Área do Programa de Integridade ou Diretoria, constituirá violação dos termos deste código.
Caso ocorra pagamento ou aceite de verba de representação que fuja dos limites acima estabelecidos, a Área do Programa de Integridade deverá ser informada com a devida justificativa o quanto antes.
Em caso de dúvida sobre oferta e aceitação de entretenimento, consulte a Área do Programa de Integridade.
Comunicação
Caso algum colaborador da empresa não tenha certeza de qual atitude correta deve adotar em uma determinada situação, deverá recorrer à Área do Programa de Integridade para as devidas orientações.
Além disso, caso algum colaborador detecte ou suspeite, de boa-fé, que potencialmente há violação do Programa de Integridade, notadamente o Código de Conduta e Ética ou as políticas do Programa de Integridade da empresa, deverá comunicar o fato ao Canal de Denúncia disponível para tanto.
Supervisão
Todos os colaboradores da empresa devem estar familiarizados com os princípios e regras contidos no Código de Conduta e Ética, assim como nas políticas do Programa de Integridade. Os gestores têm a obrigação de assegurar que sua equipe observe tais regras e princípios, buscando evitar que, no âmbito da sua área de responsabilidade, não ocorram desvios de conduta que poderiam ter sido evitados com a devida supervisão.
Sanções
O Colaborador ou Terceiro que descumprir quaisquer das determinações previstas neste documento estará sujeito às sanções previstas no Código de Conduta e Ética da Empresa, como medidas disciplinares, incluindo a rescisão contratual. Não obstante as penalidades previstas no Código de Conduta e Ética, os colaboradores poderão ser convocados pelo COMITÊ DE ÉTICA (DIRETORIA BSBUS MOBILIDADE) a interromper, de forma imediata condutas inadequadas ou inapropriadas nos termos do referido código.
Além disso, os colaboradores e terceiros devem estar cientes de que infração às determinações das Políticas do Programa de Integridade podem estar sujeitas as penalidades legais cabíveis.
Exceções
Salvo se de outra forma expressamente prevista, apenas o COMITÊ DE ÉTICA (DIRETORIA BSBUS MOBILIDADE) poderá, diante de análise do caso concreto e observado políticas e procedimentos específicos, autorizar eventuais exceções ao disposto em qualquer das políticas do Programa de Integridade, cabendo à Área do Programa de Integridade, o suporte e as orientações necessárias para tal atividade.