Objetivo
Estabelecer diretrizes e procedimentos relacionados ao Canal de Conduta e Ética da BSBUS MOBILIDADE e para apurações de relatos enviados ao referido Canal.
Aplicação
Aplica-se a todas as áreas e a todos os integrantes da empresa, do estagiário ao presidente, temporários ou não, integral ou parcialmente, todos os terceiros e contratados que ajam em nosso nome, além dos membros da Diretoria, Conselhos (se instalado), e do COMITÊ DE ÉTICA (DIRETORIA BSBUS MOBILIDADE).
Papéis e responsabilidades
a) Compliance Officer:
Esclarecer dúvidas relacionadas a esta política, estabelecer procedimentos necessários para sua implementação, verificar e comunicar as regras aqui contidas. Instruir, aconselhar e assessorar o COMITÊ DE ÉTICA (DIRETORIA BSBUS MOBILIDADE), com a finalidade de resguardar, esclarecer, promover e cumprir o Código de Conduta e Ética, estabelecer a orientação geral dos negócios da BSBUS MOBILIDADE, bem como examinar, discutir e deliberar as questões estratégicas a ela concernentes. Assim como proteger e valorizar o patrimônio por meio de atuação ética e responsável e agindo sempre de acordo com os interesses da empresa, seus sócios e demais Colaboradores.
b) Colaboradores da BSBUS MOBILIDADE: cumprir as diretrizes desta política, bem como colaborar com a Área do Programa de Integridade no levantamento de dados requeridos para a apuração dos relatos.
Diretrizes
a. Entendemos a importância do registro de um desvio ou possível desvio de conduta em nosso Canal de Denúncia. Ao fazê-lo, o indivíduo apoia e protege a empresa e sua imagem.
b. Mesmo não sendo obrigatório, encorajamos a todas as pessoas a fazerem um relato sobre qualquer ato, certo ou incerto, que possa violar nosso Código de Conduta e Ética, nossas políticas e legislações vigentes.
c. A Área do Programa de Integridade é responsável por centralizar o recebimento dos relatos pelo Canal de denúncias e analisa-los caso o relato seja sobre desvios de conduta. Em casos de suspeita de fraude, suborno ou corrupção, será analisado somente pelo COMITÊ DE ÉTICA (DIRETORIA BSBUS MOBILIDADE).
d. Para os casos classificados como suspeita de fraude, suborno ou corrupção, a Área do Programa de Integridade será responsável por conduzir a averiguação do relato com confidencialidade e de forma isenta, reportando o "status" ao COMITÊ DE ÉTICA (DIRETORIA BSBUS MOBILIDADE).
Comunicação
A suspeita de qualquer atividade realizada em desacordo com a legislação vigente ou com o Código de Conduta e Ética, deverá ser imediatamente informada a Área do Programa de Integridade, que irá apurar, de forma imparcial, os fatos ocorridos e adotará as medidas cabíveis conforme a legislação vigente e as demais Políticas da BSBUS MOBILIDADE.
Os Colaboradores que desejarem realizar quaisquer comunicações a Área Do Programa de Integridade, poderão fazê-lo por meio de um dos seguintes canais:
As comunicações poderão, a critério do colaborador, ser realizadas de maneira confidencial e anônima, sendo lhe garantida a proteção necessária à plena realização de sua denúncia. Cabe ressaltar que a empresa não admite retaliações àqueles que tomarem a iniciativa de registrar qualquer reclamação ou denúncia de boa-fé.
A Área do Programa de Integridade tem como obrigação primordial zelar pela efetiva aplicação desta política e da Lei nº 6.308 do Governo do Distrito Federal. A Área do Programa de Integridade é composta por membro imparcial e isento de qualquer responsabilização em relação ao legítimo exercício de suas funções.
A conclusão dos procedimentos de investigação das denúncias apresentadas deverá ser submetida ao COMITÊ DE ÉTICA (DIRETORIA BSBUS MOBILIDADE), para aplicação das providências e sanções cabíveis
Não retaliação
a) Não permitimos e repudiamos qualquer tipo de retaliação ao relator/denunciante de boa-fé.
b) Nos comprometemos a criar procedimentos que assegurem e evidenciem a não retaliação ao relator/denunciante.
c) Da mesma maneira, nos comprometemos a proteger qualquer integrante que esteja ajudando em uma apuração.
d) Garantimos a não retaliação mesmo que, ao final da apuração, seja identificado que a irregularidade não seja comprovada.
Incentivamos que, se alguém se sentir vítima de qualquer forma de retaliação ou tiverem dúvidas quanto ao tema, conversem com a Área do Programa de Integridade ou reporte no Canal de Denúncia.
Apuração de relatos
a) A área do Programa de Integridade é a responsável pela condução da apuração dos relatos de desvio de conduta, principalmente os de suspeita de fraude, suborno e corrupção, e possui amplos poderes para efetuá-la em qualquer área ou departamento da empresa, direta ou indiretamente, de forma isolada ou sem conjunto.
b) Suspeitas de fraudes, suborno e corrupção serão apuradas de maneira sigilosa e internamente, pela Área do Programa de Integridade.
c) Não sendo possível analisar internamente as atividades suspeitas, a empresa poderá recorrer a consultoria externa após aprovação do COMITÊ DE ÉTICA (DIRETORIA BSBUS MOBILIDADE).
d) A apuração dos relatos deve ser realizada através de procedimentos que incluem, por exemplo:
e) Toda apuração será realizada de forma confidencial e será tratada por um número limitado de indivíduos em função da necessidade de obtenção de dados e informações requeridas para a apuração dos relatos.
f) Qualquer apuração deve ser empreendida de forma exclusiva e independente pela Área do Programa de Integridade, que contará com o suporte das demais áreas, quando entender necessária, principalmente as áreas Jurídica, de T.I e de R.H.
g) Todos os integrantes, membros da diretoria, têm por obrigação cooperar, quando solicitados, devendo ainda, manter total sigilo. A empresa espera que a administração, em todos os níveis, trate os assuntos relacionados a fraudes, suborno e corrupção de forma rápida e eficaz.
h) A omissão ou a criação de empecilhos para o fornecimento de dados e informações requeridos pela Área do Programa de Integridade para a apuração dos relatos configura-se em violação a esta política e, consequentemente, ao Código de Conduta e Ética.
i) Caso a suspeita seja da Área do Programa de Integridade, o assunto deve ser informado imediatamente ao COMITÊ DE ÉTICA (DIRETORIA BSBUS MOBILIDADE) que conduzirá as apurações, submetendo-o aos sócios.
j) O resultado das apurações será reportado pela COMITÊ DE ÉTICA (DIRETORIA BSBUS MOBILIDADE).
k) O COMITÊ DE ÉTICA (DIRETORIA BSBUS MOBILIDADE) deverá reportar ao sócios o status das apurações de fraudes, suborno e corrupção e seus desfechos, bem como as recomendações de medidas para mitigação de riscos de novas ocorrências, por ocasião de sua participação nas reuniões e, em casos por ele considerados críticos, de forma imediata.
l) No caso de uma irregularidade ser comprovada, a BSBUS MOBILIDADE aplicará a medida apropriada de acordo com o Código de Conduta e Ética, por meio de julgamento e pelo COMITÊ DE ÉTICA (DIRETORIA BSBUS MOBILIDADE) para casos de desvios de conduta e por meio de julgamento da Área do Programa de Integridade, nos casos de corrupção, fraudes e descumprimento de leis e regulamentos.
Disposições finais
É responsabilidade de cada colaborador assegurar o cumprimento dos termos dispostos nesta política. Os Gerentes têm o dever de ser o exemplo e disseminar o conteúdo aqui exposto. Incentivamos a comunicação de qualquer prática que possa representar violação desta política, em especial fraudes e corrupção, ou ainda atos que não estejam em conformidade com a legislação atual. As denúncias podem ser realizadas ao Canal de denúncias disponibilizado pela empresa nos canais de comunicação internos e no website, ou pela Área do Programa de Integridade, por telefone, website, ou e-mail, e de forma anônima.
A Área do Programa de Integridade compromete-se a apurar os relatos recebidos com independência, cautela e responsabilidade, de maneira justa e imparcial, utilizando todos os meios disponíveis, a fim de tomar medidas disciplinares e/ou legais cabíveis ao caso, quando necessário. É de responsabilidade de todos o conhecimento, cumprimento e a disseminação desta política. Qualquer violação às diretrizes aqui contidas resultará em medidas disciplinares como: advertências, suspensões, ou ainda a rescisão do contrato de trabalho, de prestação de serviços ou similar.