OBJETIVO
Estabelecer as diretrizes para a entrega, oferta, promessa e recebimento de brindes, presentes, entretenimento, viagens e outras hospitalidades por parte dos colaboradores da BSBUS MOBILIDADE. Esta política deve ser lida e interpretada em conjunto com o Código de Conduta e Ética da empresa.
APLICAÇÃO
Esta política se aplica a todos os colaboradores da BSBUS MOBILIDADE, prestadores de serviços, representantes, fornecedores e quaisquer terceiros. A sua aplicação abrange todas as atividades desenvolvidas da empresa.
Responsabilidades
São atribuídas as seguintes responsabilidades:
| MATRIZ DE RESPONSABILIDADE | |||
|---|---|---|---|
| DESCRIÇÃO | ÁREA DE COMPLIANCE | DIRETOR RESPONSÁVEL | COLABORADORES |
| Observar as diretrizes do Código de Ética e demais políticas de conformidade da Empresa, de forma a garantir que os seus negócios sejam conduzidos em observância às leis e regulamentos, e com base nos mais altos padrões de integridade e de transparência em suas relações institucionais e comerciais. | E | E | E |
| Realizar o preenchimento dos formulários específicos para recebimento e concessão de Presentes, Brindes, Entretenimento e outras hospitalidades. | A | E | E |
| Realizar o lançamento de forma suficientemente detalhada e completa nos registros contábeis da Empresa todas as despesas incorridas relacionadas a Brindes, Presentes, Entretenimentos, Viagens, refeições ou quaisquer outras hospitalidades. | - | - | E |
| Conforme critérios estabelecidos nesta política, autorizar ou recusar a oferta ou aceite de Brindes, Presentes, Entretenimentos, Viagens, Refeições e Hospitalidades, quando solicitado. | A | E | - |
| Recorrer à Área do Programa de Integridade em caso de dúvidas ou incertezas. | A | E | E |
A = Apoia (está à disposição para ser consultado)
V = Analisa e Valida
S = Suporte (atua como parceiro, agregando Recursos Humanos, materiais ou técnicos para a execução)
E = Executa a atividade
Descrição
Regras gerais
Conforme disposto na Politica de Anticorrupção da BSBUS MOBILIDADE, é vedada a promessa, oferta, entrega, direta ou indireta, de qualquer vantagem indevida, monetária ou não, a agentes público ou a terceira pessoa a ele relacionada, bem como a qualquer outra pessoa, sendo igualmente proibida a realização de pagamentos não previstos na legislação, incluindo pagamentos que se voltem a acelerar procedimentos administrativos.
Será considerada uma violação a esta Política a entrega, oferta, promessa ou recebimento de brindes, presentes, entretenimento, viagens ou outra hospitalidade, independentemente do valor, quando o ato possa influenciar de maneira inadequada qualquer decisão comercial que afete a BSBUS MOBILIDADE ou que possa resultar em uma vantagem indevida para a empresa, seus administradores, colaboradores ou para terceiros.
Uma "vantagem indevida" é um privilégio ou benefício inapropriado, inconsistente com as práticas íntegras de mercado e ao qual o beneficiado não teria usualmente direito. Essa vantagem pode ser concedida em dinheiro ou na forma de brindes, presentes, entretenimento, viagens ou outras hospitalidades.
Para que seja possível avaliar se uma vantagem seria devida ou não, as seguintes perguntas devem ser respondidas:
a. O aceite ou a oferta da vantagem poderia infringir a Lei, o Código de Conduta e Ética da BSBUS MOBILIDADE, esta Política ou a Política Anticorrupção?
b. Sob a perspectiva do beneficiado, a vantagem seria capaz de influenciar sua capacidade de tomar decisões imparciais?
c. Há uma expectativa de que algo seja concedido em troca da aceitação da vantagem entregue?
d. As pessoas se sentiriam desconfortáveis ao contar o ato para seus colegas, superiores, família, imprensa, outros colaboradores, terceiros ou clientes da empresa que receberam ou ofereceram a vantagem?
Se você responder "não" a todas essas perguntas, é provável que o benefício não configure uma "vantagem indevida". Em caso de dúvidas, consulte seu superior imediato ou a Área do Programa de Integridade.
Conforme mencionado anteriormente, a "vantagem indevida" pode assumir diversas formas, como pagamentos em dinheiro ou em itens de valor, ou mesmo de benefícios intangíveis, como ofertas de emprego, oportunidades de negócios ou favores pessoais. Os colaboradores e terceiros da empresa devem ficar atentos para não ofertarem ou receberem uma vantagem indevida.
Ainda que um superior, o colaborador ou terceiro não deve praticar nenhuma conduta em desacordo com o previsto nesta Política.
NOTA: É vedada a oferta, promessa ou recebimento de brindes, presentes, entretenimentos, viagens e hospitalidades por terceiros agindo no interesse ou benefício da BSBUS MOBILIDADE.
Frequência
A oferta, entrega, promessa ou recebimento de brindes, presentes, entretenimento, viagens e hospitalidades não deve ocorrer de forma habitual para a empresa ou indivíduo, agente público ou não. É considerada "habitual" a ocorrência desses eventos acima de (01) uma vez em um período de 12 (doze) meses. Caso tal situação ocorra, a Área do Programa de Integridade deve ser comunicada.
Oferta, entrega ou promessa
Brinde
A oferta, entrega ou promessa de um brinde a uma pessoa que seja ou não agente público, não requer autorização prévia da Área do Programa de Integridade da BSBUS MOBILIDADE, atentando para o conceito de brinde e frequência. Vide POLÍTICA ANTICORRUPÇÃO e POLÍTICA DE BRINDES, PRESENTES, VIAGENS E HOSPITALIDADES.
Presente
Concretiza qualquer beneficio que possua valor de mercado acima de R$ 100,00(Cem Reais). Independente se for ou não agente publico. Só poderá ofertar presentes com autorização expressa do COMITE DE ÉTICA e da DIRETORIA
Viagens
Caso destinatário não seja agente público ou pessoa politicamente exposta
A BSBUS MOBILIDADE poderá arcar com os custos de viagens de indivíduos com os quais a empresa tenha ou possa vir a ter uma relação comercial apenas, se:
A BSBUS MOBILIDADE não arcará com as despesas de parentes ou amigos dos beneficiários das despesas de Viagem.
As despesas de Viagem serão pagas pela empresa diretamente ou por meio de uma agência de viagem ou de um prestador de serviços de viagem (como empresa aérea ou hotel) de boa reputação no mercado.
NOTA: Os gastos com transporte e hospedagem relacionados a viagens devem receber autorização prévia da Área do Programa de Integridade, exceto se estiver relacionado com a execução de um contrato e estiver especificamente previsto no instrumento contratual.
Caso destinatário seja agente público ou Pessoa Politicamente Exposta
É vedado a oferta, entrega ou promessa de viagens a agentes públicos ou pessoas politicamente expostas, exceto se estiver previsto formalmente na execução de um contrato com autoridade governamental.
Refeições
Independentemente das partes envolvidas, de modo geral, as refeições deverão ser de valor moderado, compatível com as pessoas envolvidas e/ou o contexto de sua realização.
NOTA: O Colaborador deverá, ainda, observar os limites de valores na POLÍTICA DE DOAÇÕES, PATROCÍNIOS E VERBAS DE REPRESENTAÇÃO determinados pela Empresa.
Recebimento
Brinde
O recebimento de um Brinde oferecido por Agente público ou não, não requer autorização prévia da Área do Programa de Integridade da Empresa.
Atentando para o conceito de brinde e frequência na POLÍTICA ANTICORRUPÇÃO.
Presente de qualquer pessoa (agente público ou não)
Todo Colaborador da Empresa deverá reportar para a sua despectiva Diretoria e para a Área do Programa de Integridade, todo recebimento de Presente, Entretenimento ou Hospitalidade que ultrapasse o valor unitário de R$ 100,00 (cem reais) quando fornecido por indivíduo que seja ou não Agente público, atentando também para o conceito e frequência estabelecida para o recebimento conforme Politica Anticorrupção
Viagens
A Empresa poderá autorizar o aceite do pagamento de custos de Viagem ofertado por Terceiros para Colaboradores da Empresa, desde que:
As despesas de Viagem incluirão apenas os custos razoáveis com transporte, hospedagem e refeição relacionados diretamente com o objetivo comercial da Viagem.
Refeições
Independentemente das partes envolvidas, de modo geral, as refeições deverão ser de valor moderado, compatível com as pessoas envolvidas e/ou o contexto de sua realização.
Quadro Resumo 1
Os quadros abaixo apresentam o resumo geral do conteúdo desta política:
| OFERTA, ENTREGA OU PROMESSA PELA EMPRESA | ||||
|---|---|---|---|---|
| Para: | Brindes* | Presente, Entreterimento ou outras hospitalidades* | Viagens* | Refeições |
| Caso ofertante seja ou não Agente público | Não requer autorização prévia da Área do Programa de Integridade. Atentando para oconceito de brinde na POLÍTICA ANTICORRUPÇÃO | Valores abaixo de R$100,00 => submeter a prévia e expressa aprovação do Diretor Responsável pela área e da Área do Programa de Integridade; - Vedado para valores acima de R$ 100,00. | É vedado, exceto se estiver previsto formalmente na execução de um contrato. | Sempre reportar à Área do Programa de Integridade; (exceto em caso de reuniões de rotina operacional relacionadas à execução de contrato anteriormente firmado entre a Empresa e a respectiva Autoridade Governamental). - É vedado quando em participação de processo de contratação ou negociação. |
Quadro Resumo 2
| OFERTA, ENTREGA OU PROMESSA PELA EMPRESA | ||||
|---|---|---|---|---|
| Para: | Brindes* | Presente, Entreterimento ou outras hospitalidades* | Viagens* | Refeições |
| Outros que não Agente público | Não requer autorização prévia da Área do Programa de Integridade. | Valores abaixo de R$ 100,00 => autorização prévia do Diretor da área; - Valores acima de R$ 100,00 => autorização prévia do Diretor da área e reportar à Área do Programa de Integridade. | Despesas de viagensa serviço da / para empresa => aprovação prévia da Área do Programa de Integridade. | Não requer autorização prévia da Área do Programa de Integridade para valores que estiverem estipulados na verba de representação de R$ 400,00 (quatrocentos reais). - Valores acima do estipulados na verba de representação R$ 400,00 (quatrocentos reais) => Reportar à Área do Programa de Integridade. - É vedado quando em participação de processo de contratação ou negociação. |
Quadro Resumo 3
| RECEBIMENTO PELOS COLABORADORES | ||||
|---|---|---|---|---|
| Oferecido por: | Brindes* | Presente, Entreterimento ou outras hospitalidades* | Viagens* | Refeições |
| Caso ofertante seja ou não Agente público | Não requer autorização prévia da Área do Programa de Integridade, atentando sempre ao conceito de brinde na POLÍTICA ANTICORRUPÇÃO. | Sempre reportar ao Diretor da área e a Área do Programa de Integridade. | Poderão ser aceitas desde que sejam aprovadas pelo Diretor do Colaborador envolvido e pela Área do Programa de Integridade. | Sempre reportar à Área do Programa de Integridade; (exceto em caso de reuniões de rotina operacional relacionadas à execução de contrato anteriormente firmado entre a Empresa e a respectiva Autoridade Governamental). - É vedado quando em participação de processo de contratação ou negociação. |
Registros contábeis
Todas as despesas incorridas relacionadas a Brindes, Presentes, Entretenimentos, Refeições, Viagens ou qualquer outra hospitalidade, devem ser lançadas de forma suficientemente detalhada e completa nos registros contábeis da BSBUS MOBILIDADE. O setor de contabilidade deve assegurar-se de que o registro incluirá a despesa incorrida, o destinatário e o valor do ato.
Regras específicas
As seguintes regras adicionais devem ser observadas ao entregar, oferecer ou prometer Presentes e Entretenimentos ou outra hospitalidade em nome da Empresa, sendo, ou não, o destinatário um Agente público ou Pessoa Politicamente Exposta:
A. Estão proibidos os Presentes em dinheiro ou equivalente, como vouchers ou vale -presentes;
B. Sempre que possível, os Presentes devem ser destinados a uso profissional e não pessoal;
C. Sempre que possível, os Presentes devem ser destinados a uma pessoa jurídica (empresa, órgão, entidades, etc.) e não para um indivíduo específico;
D. O objetivo dos Entretenimentos devem ser o de proporcionar oportunidades e discussões comerciais legítimas. O responsável pela concessão do Entretenimento deve estar presente no evento/atividade envolvida ou indicar Representante para comparecer em seu lugar representando a Empresa;
E. É permitida a participação em eventos comemorativos promovidos por CLIENTES, TERCEIROS, AGENTES PÚBLICOS E/OU PESSOAS POLITICAMENTE EXPOSTAS sempre que tais eventos sejam de caráter público (não oferecido especificamente para os Colaboradores da Empresa) e tenham como objetivo único a confraternização entre contratantes, prestadores de serviços e/ou Colaboradores em razão das festas e datas comemorativas ocorridas no final de ano, tais como:
Reportes e Solicitação de Aprovação
O Colaborador deverá reportar a oferta ou recebimento de Brindes, Presentes, Hospitalidades, Refeições e Viagens, de acordo com os critérios estabelecidos nesta Política, por meio de sistema, quando disponível, ou na sua ausência, pelo formulário contido no Anexo I.
Comunicação
Caso algum Colaborador da Empresa não tenha certeza de qual atitude correta deve adotar em uma determinada situação, deverá recorrer à Área do Programa de Integridade para as devidas orientações.
Além disso, caso algum Colaborador detecte ou suspeite, de boa-fé, que potencialmente há violação do Programa de Integridade, notadamente o Código de Conduta e Ética ou as Políticas da Empresa, deverá comunicar o fato ao canal de denúncia disponível para tanto.
Supervisão
Todos os Colaboradores da Empresa devem estar familiarizados com os princípios e regras contidos no Código de Conduta e Ética, assim como nas Políticas do Programa de Integridade.
Os gestores têm a obrigação de assegurar que sua equipe observe tais regras e princípios, buscando evitar que, no âmbito da sua área de responsabilidade, não ocorram desvios de conduta que poderiam ter sido evitados com a devida supervisão.
Sanções
O Colaborador ou Terceiro que descumprir qualquer das determinações previstas neste documento estará sujeito às sanções previstas no Código de Conduta e Ética da BSBUS MOBILIDADE, como medidas disciplinares, incluindo a rescisão contratual.
Não obstante as penalidades previstas no Código de Conduta e Ética, os colaboradores poderão ser instados pela Área do Programa de Integridade a interromper, de forma imediata condutas inadequadas ou inapropriadas nos termos do referido código.
Além disso, os Colaboradores e Terceiros devem estar cientes de que infração às determinações das Políticas podem estar sujeitas as penalidades legais cabíveis.
Exceções
Salvo se de outra forma expressamente prevista, apenas a Área do Programa de Integridade poderá, diante de análise do caso concreto e observado políticas e procedimentos específicos, autorizar eventuais exceções ao disposto em qualquer das Políticas, cabendo à Área do Programa de Integridade, levar para a Diretoria o resultado de suas decisões de tal atividade.